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我們?cè)谇皫灼昧艘欢ǖ钠榻B了崗位分析中使用的一些專業(yè)術(shù)語。
本篇我們介紹崗位分析中的崗位職責(zé)梳理與描述,首先介紹如何進(jìn)行崗位職責(zé)的梳理。
基于我的認(rèn)知和實(shí)踐,崗位職責(zé)的梳理與描述,是崗位分析中最為關(guān)鍵也是最為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。
可以說,崗位職責(zé)梳理與描述,占據(jù)了崗位分析工作中80%的重要性權(quán)重。
十幾年前,在進(jìn)行崗位分析的時(shí)候,我們會(huì)覺得非常復(fù)雜,流程也很多,而且還要求輸出崗位說明書。
因?yàn)槁闊倚Ч惶?,所以企業(yè)中的很多管理者很是排斥該項(xiàng)工作。
但現(xiàn)在,隨著經(jīng)驗(yàn)的不斷累積,企業(yè)內(nèi)部的管理能力也在不斷提升,所以現(xiàn)在也基本上不怎么輸出崗位說明書,而將崗位職責(zé)梳理和描述做為崗位分析中的一個(gè)重要內(nèi)容,其它方面基本上不再進(jìn)行。
崗位職責(zé)的梳理與描述,只是工作分析其中的一個(gè)環(huán)節(jié),它來源于流程和公司整體的戰(zhàn)略需要。
相對(duì)于工作分析而言,它的范圍相對(duì)較小,但卻更具有現(xiàn)實(shí)性和實(shí)用性。
工作分析的范圍很大,需要解決的問題也很多,包括6W和1H,既做什么(What)、為什么做(Why)、誰來做(Who)、什么時(shí)候做(When)、在哪里做(Where)、為誰做(for Whom)、如何做(how)等等。
而崗位職責(zé)的梳理與描述,只需要解決工作分析中的“What”的問題,既做什么的問題。
其它方面都不需要涉及。
從多年的管理實(shí)踐來看,目前企業(yè)內(nèi)部的崗位體系建立,包括崗位設(shè)計(jì)與崗位分析兩個(gè)方面,它們相互作用相互影響。
一般情況,先進(jìn)行崗位設(shè)計(jì)的工作,然后再進(jìn)行崗位分析的工作。
崗位設(shè)計(jì)的工作,涉及到戰(zhàn)略及組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程;崗位分析中的職責(zé)梳理工作,則會(huì)涉及到部門職能定位和業(yè)務(wù)流程。
在早期的管理實(shí)踐中,我們會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間和精力進(jìn)行崗位分析的工作,并通過崗位說明書的形式呈現(xiàn)輸出成果。
但現(xiàn)實(shí)的情況是,崗位分析中的其它W和H,受制于企業(yè)戰(zhàn)略不清、結(jié)構(gòu)不合理以及人為因素的影響,會(huì)頻繁的發(fā)生變化,從而造成維護(hù)職位說明書的時(shí)間和成本很高,以至于到了后來,這個(gè)崗位說明書就純粹變成了擺設(shè),失去了其應(yīng)有的價(jià)值和作用了。
舉個(gè)例子,例如,工作分析中的“為什么要做”這個(gè)問題,涉及到流程和戰(zhàn)略規(guī)劃的需要,而事實(shí)上,這些都已存在任職者的頭腦中,是任職者天天都在進(jìn)行的工作,所以并不需要特別的通過一套方法和工具將這個(gè)問題說明白;再例如,工作分析中的“誰來做”,是關(guān)于從事該項(xiàng)工作的人員的任職要求。
這個(gè)工作本身就涉及到知識(shí)、技能及勝任素質(zhì)等內(nèi)容,是一個(gè)較為寬廣的概念,也即是當(dāng)今業(yè)界正在進(jìn)行的任職資格體系建立的工作中需要涉及的內(nèi)容。
該項(xiàng)內(nèi)容,在企業(yè)里會(huì)存在較多的人為因素。
還有,工作分析中“如何做”的問題,則會(huì)涉及到工作中的活動(dòng)程序和流程、工具和機(jī)械設(shè)備等等,這又涉及到如何梳理工作流程的事宜。
因而,基于目前中國(guó)企業(yè)的管理環(huán)境,在后期管理實(shí)踐中,我在幫助企業(yè)進(jìn)行崗位分析工作時(shí),基本上不再進(jìn)行大動(dòng)作的崗位分析工作,也不再進(jìn)行崗位說明書的編制,而只是進(jìn)行崗位職責(zé)梳理與描述這個(gè)小環(huán)節(jié)。
如果要進(jìn)行工作分析中的其它內(nèi)容,則需要單獨(dú)立項(xiàng),做為公司的一個(gè)專題進(jìn)行。
例如,戰(zhàn)略梳理,解決的是工作分析中“Why”的問題;結(jié)構(gòu)優(yōu)化,解決是工作分析中的“for Whom”的問題;任職資格體系的建立,解決的是工作分析中“Who”的問題;流程再造,解決的是工作分析中“How”的問題;工作規(guī)劃與計(jì)劃,解決的是工作分析中的“When”的問題。
而這些工作,全部都是需要花費(fèi)精力和時(shí)間來專門進(jìn)行的。
可見,崗位職責(zé)的構(gòu)建,只是需要解決工作分析中的一個(gè)問題,即“What”的問題
構(gòu)建崗位職責(zé)的方法和工具有很多。
總結(jié)這么多年的管理實(shí)踐,給出以下具有很強(qiáng)實(shí)操性和實(shí)用性的方法。
以一家500人的企業(yè)、15個(gè)左右的部門、銷售規(guī)模在3-5億左右的具有一定高科技實(shí)力的制造業(yè)為例,其構(gòu)建職責(zé)的流程和方法及大致的時(shí)間如下
步驟
輸入
內(nèi)容
輸出
工具方法
組織者/責(zé)任人
預(yù)計(jì)時(shí)間
1???????? ??
公司核心業(yè)務(wù)流程
討論并定位部門關(guān)鍵職能。
出現(xiàn)邊界情形,需召集跨部門領(lǐng)域負(fù)責(zé)人會(huì)議
各部門關(guān)鍵職能
帶著部門負(fù)責(zé)人一起討論交流
人力資源部/各部門負(fù)責(zé)人
5天左右
2???????? ??
公司組織結(jié)構(gòu)
梳理公司各部門崗位,對(duì)不合理設(shè)置要討論是否合并或者去除
所有部門崗位清單
和各部門負(fù)責(zé)人分別討論
人力資源部
5天左右
3???????? ??
部門職能
羅列某部門全部工作,盡可能窮盡,
部門所有工作列表
每部門獨(dú)立進(jìn)行;頭腦風(fēng)暴、結(jié)構(gòu)化發(fā)言
人力資源部/部門負(fù)責(zé)人和骨干
15天左右
4???????? ??
部門工作列表和部門職能
整理提煉匯總羅列工作,歸類到不同職能,合并相似項(xiàng),去除不重要內(nèi)容
部門職能模塊工作職責(zé)
部門負(fù)責(zé)人操作,使用魚骨圖
5???????? ??
職能模塊工作職責(zé)和崗位清單
將已歸類到模塊內(nèi)的工作,分配到各個(gè)崗位上
細(xì)化到崗位的工作職責(zé)
部門負(fù)責(zé)人將工作歸入到崗位上
6???????? ??
還未定位的崗位職責(zé)
通過詞匯差異化不同崗位之間相似工作,做到上下左右不重疊與交叉,并最后定稿
確定后的所有崗位職責(zé)
選定恰當(dāng)?shù)脑~匯進(jìn)行差異化
通過以上步驟和方法,基本可以確定公司部門各個(gè)崗位的職責(zé)。
進(jìn)行此項(xiàng)工作的幾個(gè)重要節(jié)點(diǎn)和注意事項(xiàng)我們下一節(jié)再進(jìn)行描述。
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