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Word表格總填不好，這些技巧輕松來拯救

文/金金 一周進(jìn)步簽約作者

01. 引言

在生活中，我們會(huì)遇到許多需要填寫并提交電子版的表格。

相信很多人都和我有同樣的感受——制表人這樣排版，實(shí)在是太不方便填寫了！

他們干了以下讓人抓心撓肝的事情：

在表格內(nèi)用狂敲回車的方式來預(yù)留空位、用狂敲空格的方式讓時(shí)間日期落款在頁(yè)面右側(cè)對(duì)齊、在封面填人名的區(qū)域使用帶下劃線的空格預(yù)留空位、封面各項(xiàng)無(wú)法對(duì)齊、需要打鉤的地方只有一個(gè)干癟的方塊讓人無(wú)法打鉤、表的每個(gè)格子格式不一致、表格留的空不夠?qū)憽?/p>

就像下圖一樣：

如此做表，整張表填下來，相當(dāng)于需要自行再排版，填表人的內(nèi)心是崩潰的。

為了既方便人們填寫，又能讓收上來的表格可以直接打印，需要制表人使用一定的技巧。

今天我就來手把手地教大家，如何做出一個(gè)貼心的表格。

02. 利用表格制作封面

封面可以用插入表格的方法來做，而不必猛敲回車。

插入表格不僅方便調(diào)整各個(gè)元素的位置，還十分有助于利用框線設(shè)置成下劃線的效果。

① 插入表格

制作此類封面一般選擇插入兩列的表格，而行數(shù)則根據(jù)需要填寫的內(nèi)容來確定。

在「插入-表格」中選擇合適的行列數(shù)量，生成表格。

然后，在適當(dāng)?shù)奈恢幂斎雰?nèi)容。

如下圖所示：

在演示動(dòng)圖中，分別選中前三行單元格，通過「布局-合并單元格」將其變?yōu)槿齻€(gè)整行單元格，分別用于放置logo、標(biāo)題和副標(biāo)題，下面的幾行分別填寫信息，如下圖所示：

② 調(diào)整表格

在這一步，我們需要調(diào)整文字的對(duì)齊方式、字體字號(hào)，以及各行的寬度。

選中Logo、標(biāo)題和副標(biāo)題設(shè)置為「居中」，將須填寫的各項(xiàng)名稱設(shè)置為「右對(duì)齊」。

為了讓各項(xiàng)目名稱看起來整齊，可以采用拆分表格后「分散對(duì)齊」的方式。

選中要拆分的單元格「表格工具-布局-拆分單元格」，在彈出的對(duì)話框中保持行數(shù)不便，將列數(shù)設(shè)置為二，同時(shí)反勾選“拆分前合并單元格”，點(diǎn)擊確定，此時(shí)該處已被拆分成兩列。

選中文字并使用鼠標(biāo)將其拖拽到左數(shù)第二列，保持選中狀態(tài)，「開始-段落-分散對(duì)齊」（快捷鍵ctrl+shift+J），接著對(duì)其中不均勻的行做細(xì)微的調(diào)整，并調(diào)整表格框線的位置，即可完成。

此處，需要格外注意的是，前兩行需要設(shè)置成“靠下居中對(duì)齊”，第三行為了跟第二行距離合適，則需要設(shè)置成“靠上居中對(duì)齊”，這樣才便于下一步的調(diào)整。

調(diào)整字體字號(hào)較為簡(jiǎn)單，唯一需要注意的一點(diǎn)是：需要被填寫的位置也要設(shè)置成與整個(gè)封面和諧統(tǒng)一的字體字號(hào)。

通過拉動(dòng)表格各行的下框線，將各行的寬度調(diào)整到合適的位置。

如下圖所示：

在這個(gè)過程中，可以改變單元格的對(duì)齊方式，來確保其中內(nèi)容在頁(yè)面中位置的正確性。

③ 設(shè)置恰當(dāng)?shù)目蚓€

到這里，我們的封面就大致做好了。

接下來只需要將表格的框線設(shè)置為“無(wú)框線”，再為需要填寫的格子添加下框線，即可完成封面的設(shè)置。

如下圖所示：

如果覺得右側(cè)充當(dāng)下劃線的框線過長(zhǎng)，還可以將其分為兩列，右側(cè)列設(shè)為無(wú)框線，通過調(diào)整這兩列的寬度來控制線的長(zhǎng)度，如下圖所示：

這樣，一個(gè)優(yōu)秀的封面就完成了！為大家展示一下打印預(yù)覽的效果：

這樣，在填寫的時(shí)候，就不會(huì)出現(xiàn)那些奇奇怪怪的問題啦！同樣還可以使用表格的方法制作其他文檔的封面，有沒有覺得非常的方便呢？

下面讓我們看一看填寫效果：

超級(jí)整齊，安排的明明白白有沒有！真想給這樣的制表人鼓個(gè)掌！

④ 添加分頁(yè)符

最后一步雖然很簡(jiǎn)單，但是也同樣的重要。

那就是在本頁(yè)的末尾添加分頁(yè)符，保證不會(huì)在填寫的過程中影響到下一頁(yè)。

將光標(biāo)放在表格外的文檔底部，點(diǎn)擊「布局-頁(yè)面設(shè)置-分隔符-分頁(yè)符」插入分頁(yè)符，其快捷鍵為Ctrl+Enter。

如下圖所示：

03. 基本信息表格的設(shè)置

接下來就進(jìn)入到了基本信息表格的設(shè)置環(huán)節(jié)。

對(duì)于基本信息表格，首先需要做到的就是預(yù)留合適的空間，保證在填寫后，表格的排版設(shè)計(jì)不會(huì)發(fā)生混亂。

前不久我填寫的一個(gè)表格就非常的讓人抓狂，如下圖所示：

就很想找到制表人跟他說：“求求了，空格的位置幫我們預(yù)留足夠好不好。

”

那么，我們要怎么去解決這些問題呢？

預(yù)留空間要根據(jù)字體字號(hào)和填寫內(nèi)容測(cè)算，一個(gè)非常好用的控制方法教給大家，那就是使用控件。

控件的作用是幫助我們制作結(jié)構(gòu)化文檔，即控制內(nèi)容可以在文檔的何處顯示、如何顯示。

在「開發(fā)工具-控件」中可以找到。

如果你的Word沒有開發(fā)工具選項(xiàng)卡，那么可以在工具欄單擊鼠標(biāo)右鍵，在自定義功能區(qū)中勾選開發(fā)工具，確定后即可讓其顯示在工具欄。

接下來我將為大家介紹幾個(gè)非常好用且常用的控件使用方法。

① 復(fù)選框內(nèi)容控件

首先通過「文件-選項(xiàng)-自定義功能區(qū)」找到開發(fā)工具勾選，并點(diǎn)擊確定，調(diào)出開發(fā)工具。

點(diǎn)擊「開發(fā)工具-控件」，然后點(diǎn)擊需要插入的控件，在設(shè)置它的屬性。

可以在屬性當(dāng)中修改復(fù)選框選中標(biāo)記和未選擇標(biāo)記，如果要是實(shí)現(xiàn)在方框中打鉤的效果，那么找到選中標(biāo)記中相應(yīng)的圖標(biāo)即可。

這樣，在單擊方框的時(shí)候，它就會(huì)自動(dòng)變成勾選狀態(tài)。

控件可以被復(fù)制粘貼，將我們?cè)O(shè)置好的控件復(fù)制到制定位置，即可完成這一項(xiàng)勾選的設(shè)置。

② 日期選取器內(nèi)容控件

日期選取器內(nèi)容控件的作用就是保證填寫者所填的日期格式一致，無(wú)需后期修改。

與上述控件的插入方法相同，我們同樣可以在屬性中設(shè)置其顯示的樣式。

當(dāng)完成設(shè)置之后，Word便可以自動(dòng)將填寫者所填的日期轉(zhuǎn)換成事先設(shè)置好的統(tǒng)一格式，如下圖所示：

③ 下拉列表內(nèi)容控件

在填寫系別、專業(yè)或其他信息的時(shí)候，填表者可能由于叫法不同，而為同一事物填寫出不同的名字。

為了保證統(tǒng)一性，可以設(shè)置下拉列表，讓填表人選擇而非手打。

插入該控件的方式同上，在屬性中，我們可以為下拉列表增加可選項(xiàng)。

其中，顯示名稱是指其下拉時(shí)顯示出來的名稱，值是指被選中后出現(xiàn)在表中的內(nèi)容，其均可以被修改。

我們可以保留一項(xiàng)只有名稱而沒有值的選項(xiàng)，作為對(duì)填表者的提示。

下圖為該控件的使用過程演示：

04. 表格留白和分頁(yè)設(shè)置

① 表格留白

設(shè)置完表格的內(nèi)容，接下來就是預(yù)留空位的問題。

先來給大家展示一個(gè)錯(cuò)誤示范：

填表人在這里流下難過的淚水，每寫一行字，表格就自動(dòng)往下移動(dòng)一行，等到全部寫完的時(shí)候，還要再次刪除所有的回車符。

那么正確的制表姿勢(shì)是怎樣的呢！

當(dāng)然是直接拖拽表格的下邊框，預(yù)留出一定的位置，這樣他人在填寫的時(shí)候就不需要手動(dòng)刪除多余的回車符了，像這樣：

② 分頁(yè)設(shè)置

當(dāng)一份文檔有多個(gè)板塊需要填寫的時(shí)候，制表人可以在每段內(nèi)容結(jié)束的末尾添加一分頁(yè)，保證無(wú)論填表人填寫多長(zhǎng)的內(nèi)容，下一個(gè)板塊始終都可以另起一頁(yè)。

有兩個(gè)方法可以實(shí)現(xiàn)分頁(yè)，分別是添加分頁(yè)符和設(shè)置段前分頁(yè)。

下面我將一一介紹。

方法一：分頁(yè)符

和前文提到過的一樣，插入分頁(yè)符的位置是「布局-頁(yè)面設(shè)置-分隔符-分頁(yè)符」，快捷鍵是Ctrl+Enter。

當(dāng)我們開啟段落標(biāo)記顯示時(shí)才能在編輯頁(yè)面看見分頁(yè)符，而且它在打印時(shí)不會(huì)被顯示出來。

如上圖所示，該文檔分為四個(gè)板塊，那么在第三個(gè)板塊制作完成后，就可以添加一個(gè)分頁(yè)符，保證第四個(gè)板塊可以另起一頁(yè)。

這樣，無(wú)論第三個(gè)板塊中填寫了多少內(nèi)容，第四個(gè)板塊都會(huì)在下頁(yè)出現(xiàn)。

方法二：段前分頁(yè)

我們可以將光標(biāo)放置于標(biāo)題行所在的段落，打開段落窗格。

在換行和分頁(yè)中，選擇段前分頁(yè)。

這樣，該行便可以始終保持在新的一頁(yè)開始，如下圖所示：

至于設(shè)置后該行左側(cè)出現(xiàn)的黑色小方塊，則無(wú)需在意，因?yàn)樗粫?huì)在打印時(shí)顯示出來。

05. 結(jié)語(yǔ)

用好這些小技巧，提高填表人的填寫便利度，也方便表格的回收與打印。

其實(shí)制表關(guān)鍵的是要為填表人著想，也要考慮到收表和打印工作的便利性，多注意表格中的小細(xì)節(jié)。

希望每一個(gè)制表人都能看到這篇推送，做出優(yōu)秀的表格呀。

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