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如果您正在申請辦公室助理職位，您應(yīng)該在簡歷中包含許多技能以展示您的能力。重要的是要包括記賬等硬技能和時間管理等軟技能，以向雇主展示你是一個全面的候選人。了解一些最好的辦公室助理技能，包括在你的簡歷中，如何列出它們以及如何改進(jìn)它們。

什么是辦公室助理？

辦公室助理負(fù)責(zé)處理行政任務(wù)，以幫助保持辦公室順利運(yùn)行，例如接聽電話和問候客戶。他們使用各種各樣的辦公設(shè)備，并且通常承擔(dān)辦公室內(nèi)所需的任何其他角色。他們的主要功能是幫助其他辦公室工作人員并創(chuàng)造更高效的工作環(huán)境。

常見的辦公室助理職責(zé)示例：

• 跟蹤工資單

• 盤點(diǎn)

• 歸檔文件

• 回答客戶詢問

• 處理客戶投訴

為什么辦公室助理技能在簡歷中很重要？

辦公室助理技能向雇主表明您具備有效處理工作職責(zé)的必要技能。許多不同的行業(yè)都聘請辦公室助理，因此您在工作中學(xué)到的技能很容易轉(zhuǎn)移。例如，無論您在哪里工作，該角色都需要高水平的溝通，以便通過電話與客戶和供應(yīng)商交談、與其他員工交流信息并通過電子郵件傳遞敏感信息。這項(xiàng)技能和許多其他技能通常是您應(yīng)該在簡歷中突出顯示的先決條件，以表明您非常適合該職位。

在簡歷中列出的常見辦公室助理技能

以下是您可以在辦公室助理簡歷中列出的一些最常見的技能。

計算機(jī)技能

辦公室助理將大部分時間花在電腦前輸入數(shù)據(jù)、創(chuàng)建報告、開發(fā)電子表格以及為經(jīng)理制作演示文稿。此類工作需要 Microsoft Office 和客戶關(guān)系管理 (CRM) 系統(tǒng)等應(yīng)用程序方面的專業(yè)知識。

注重細(xì)節(jié)

在大多數(shù)情況下，辦公室助理負(fù)責(zé)處理和輸入敏感信息，這意味著他們需要密切關(guān)注細(xì)節(jié)以確保他們發(fā)現(xiàn)任何錯誤。同樣重要的是，他們確保他們的工作在快速工作時是準(zhǔn)確的。

溝通

辦公室助理最重要的技能之一是出色的口頭和書面溝通能力。辦公室助理通常是公司的代言人，尤其是在與客戶或客戶面對面或通過電話溝通時。在幫助和問候客戶時，他們需要保持專業(yè)和友好的舉止。

時間管理

辦公室助理通常必須全天完成許多不同的任務(wù)。因此，他們必須有效地管理自己的時間，為每項(xiàng)任務(wù)分配適當(dāng)?shù)臅r間長度。為了成為團(tuán)隊(duì)的良好資源，辦公室助理還需要為某些目標(biāo)提前計劃。

足智多謀

辦公室助理需要能夠快速適應(yīng)以幫助他們的同事完成各種任務(wù)，并且他們應(yīng)該能夠創(chuàng)造性地思考并提出問題的解決方案。

文檔管理

許多行政和助理角色涉及管理大量數(shù)字文檔。與適當(dāng)?shù)慕M織技能相結(jié)合，文檔管理成為一項(xiàng)寶貴的資產(chǎn)。保持桌面清潔并擁有清晰有效的目錄和文件命名系統(tǒng)通常是必要的過程。

簿記

一些辦公室助理使用 QuickBooks 和其他類似程序?qū)魅牒蛡鞒龅慕灰走M(jìn)行分類。這些計劃通常需要員工在工作中或在自己的時間接受培訓(xùn)。

數(shù)據(jù)輸入

根據(jù)行業(yè)的不同，一些辦公室助理在電子表格中記錄數(shù)據(jù)。在 Excel 等程序上構(gòu)建、制定和操作電子表格的能力是許多公司的另一項(xiàng)寶貴資產(chǎn)。

如何在簡歷上列出辦公室助理技能

請按照以下步驟在簡歷中列出辦公室助理技能。

1.首先，查看職位描述的關(guān)鍵字

查看您感興趣的職位的職位描述是確定他們希望候選人具備的特定技能的好方法。某些技能或關(guān)鍵字可能會出現(xiàn)多次。在發(fā)展你的技能部分時，要特別考慮描述強(qiáng)調(diào)的硬技能和軟技能。

2.其次，為你的簡歷選擇最好的技能

在編制工作描述中列出的必要技能列表后，將它們與您自己的技能組合進(jìn)行比較。包括與工作最相關(guān)的技能，以確保您最好地展示您的資格與雇主的期望有多接近。

3、三、考慮常用應(yīng)用技巧的相關(guān)性

辦公助理需要熟練掌握 Word、PowerPoint 和 Excel 等應(yīng)用程序。但是，指定您在 Excel 等應(yīng)用程序方面有經(jīng)驗(yàn)可能會告訴雇主，當(dāng)您可能只了解基礎(chǔ)知識時，您也了解更復(fù)雜的功能。除非他們在職位描述中特別提及申請，否則最好將其從簡歷中刪除。

此外，您可以列出您熟悉的某些方面，而不是列出單個應(yīng)用程序。例如，與其說您精通 Word，不如列出文本格式化、校對或編輯等技能。

4.接下來，參考具體經(jīng)驗(yàn)

考慮以前角色的任務(wù)和項(xiàng)目，并在您的工作經(jīng)驗(yàn)部分引用它們。當(dāng)您討論您的職責(zé)時，重申您的一些技能，并解釋您過去如何有效地使用這些技能。例如，您可能會說您構(gòu)建了一個電子表格來記錄和計算客戶付款和滯納金，這使您可以發(fā)送提醒電子郵件并導(dǎo)致按時付款增加 20%。

使用特定的百分比來證明你可以用你的技能做什么。包括這些參考資料可以提高您的技能的可信度，并在面試中提供談話要點(diǎn)。

如何提高辦公室助理技能

以下是提高辦公室助理技能的幾種方法。

1. 第一，尋求進(jìn)一步的培訓(xùn)和發(fā)展

了解您的公司是否提供任何培訓(xùn)計劃，或者他們是否愿意為您付費(fèi)參加專業(yè)研討會。如果您的雇主不提供這些計劃或住宿，請自行尋找可以幫助您提高和發(fā)展特定辦公室助理技能的培訓(xùn)計劃。某些當(dāng)?shù)貦C(jī)構(gòu)，如圖書館，提供研討會，一些技術(shù)學(xué)校為專業(yè)人士提供周末或晚間課程以磨練他們的技能。

2.然后，加入行業(yè)協(xié)會

國際行政專業(yè)人員協(xié)會 (IAAP) 等組織為辦公室助理提供有用的信息和其他資產(chǎn)。通過參加委員會和參加研討會，在這些組織中保持活躍。這些組織舉辦的活動也提供了寶貴的交流機(jī)會。

3. 最后，參與獨(dú)特的任務(wù)

在某些情況下，您的公司可能有一些有趣的任務(wù)或計劃需要額外的幫助。報名參加這些活動會讓您面臨新的挑戰(zhàn)和情況，您可以在這些情況下開發(fā)新技能并提高現(xiàn)有技能，使您更具競爭力并為更好的機(jī)會樹立自己的形象。

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