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一問:畢業(yè)后,檔案哪去了?
走在街上,隨機(jī)詢問一位市民:“請(qǐng)問,您知道您畢業(yè)后,檔案會(huì)到哪里?”有的會(huì)說在教育廳(局),有的說在人才市場(chǎng),卻沒有人能肯定地說清檔案的去向。
今年剛從云南民族大學(xué)畢業(yè)的小黃告訴記者,畢業(yè)前老師告訴他們,畢業(yè)后的學(xué)籍檔案會(huì)“隨人走”?!拔覀兝蠋熣f,如果我們畢業(yè)后就找到工作,與單位簽訂就業(yè)協(xié)議,學(xué)籍檔案就會(huì)被寄到所在單位?!毙↑S說,如果不是昆明本地的,學(xué)生可以選擇把自己的檔案進(jìn)行托管或是打回生源地(戶口所在地)的人事部門。
答:省人才服務(wù)中心的工作人員說,學(xué)校里說的檔案“隨人走”,并不是大家所理解的那樣,他解釋:“學(xué)生畢業(yè)后,他們的檔案會(huì)通過機(jī)要通道以機(jī)要文件傳遞的方式寄交相關(guān)部門,如教育部門或是委托管理的人才服務(wù)中心,教育部門和人才服務(wù)中心在結(jié)束托管后(不續(xù)費(fèi)托管),且沒有就業(yè)單位前來提檔的情況下,學(xué)生的學(xué)籍檔案將被遞交到生源地(戶口所在地)的人事部門下屬的人才服務(wù)中心。”
二問:為什么看不見自己的檔案?
當(dāng)記者問及小黃同學(xué)是否看見過自己的學(xué)籍檔案時(shí),小黃搖搖頭,他說:“從我上學(xué)到現(xiàn)在,都沒見過學(xué)籍檔案長(zhǎng)什么樣,里面裝著什么,有什么用,我聽說有的人一畢業(yè),學(xué)校就把檔案交給個(gè)人了?!?/p>
答:省人才服務(wù)中心的工作人員介紹,小黃同學(xué)對(duì)學(xué)籍檔案的困惑是很正常的,由于學(xué)籍檔案代表著檔案人的學(xué)籍歷史等方面的信息,是屬于機(jī)密性質(zhì)的,所以學(xué)生本人是不可能也不能查看里面的內(nèi)容的。在查看小黃的學(xué)籍檔案時(shí),單位或個(gè)人必須出具相關(guān)公函,而小黃本人是不能,也不允許查看自己的檔案的。
三問:手里有檔案為何沒人收?
已經(jīng)工作4年的小楊,畢業(yè)后找到了一份工作,可是當(dāng)他把自己的檔案交到單位時(shí),單位卻告訴他,不能接收他的檔案。就這樣,小楊的檔案一直放在家里,即便他換了幾份工作,檔案依然不被單位接收。最讓小楊郁悶的是,直到今天他也沒敢把自己的檔案拆開來看一看里面究竟有些什么內(nèi)容,他生怕一旦拆了,別人就不承認(rèn)了。
答:昆明市人才服務(wù)中心有關(guān)人士解釋,畢業(yè)生的學(xué)籍檔案(人事檔案)記錄著學(xué)生的個(gè)人經(jīng)歷,包括各個(gè)時(shí)期的學(xué)籍卡、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲證明、黨團(tuán)資料、畢業(yè)生登記表、工作經(jīng)歷等,并且都是原件。學(xué)校、人事部門或是其他被授權(quán)允許管理檔案的單位在管理檔案時(shí),必須十分嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅。按照規(guī)定,學(xué)生的檔案一般都有專人保管,無關(guān)人員不得查閱。手里拿著檔案的小楊同學(xué)就業(yè)后卻無法將自己的檔案交到單位,傳遞過程不規(guī)范是原因之一,另一個(gè)交不掉的原因則是小楊的工作單位或許并沒有得到檔案管理的權(quán)限。
四問:為什么有些單位不能管理檔案?
小楊說:“我的有些同學(xué)被省外一家大企業(yè)錄用以后,單位會(huì)主動(dòng)找到他,問他的檔案在哪里,并表示要管理他的檔案,為什么我的不行?”
答:“一般情況下,國(guó)有企業(yè)、國(guó)有控股企業(yè)才具有獨(dú)立人事檔案管理權(quán)限,其他非國(guó)有中小型企業(yè)則不授予獨(dú)立人事檔案管理權(quán)限。”昆明市人才服務(wù)中心有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)介紹。目前,部分企業(yè)會(huì)委托人才服務(wù)中心對(duì)企業(yè)職工的檔案進(jìn)行管理。
“棄檔”會(huì)使自身利益受損
五問:棄檔或毀檔會(huì)有什么后果?
手里拿著檔案的小楊,想交給單位,單位不收,可是想把檔案丟掉甚至撕毀,又怕將來“大有用處”,真是內(nèi)心糾結(jié),左右為難啊,遇到這樣的問題,小楊不禁會(huì)想,棄檔或毀檔會(huì)有怎樣的后果?
答:昆明市人才服務(wù)中心介紹,近年來,畢業(yè)生在對(duì)待自己的人事檔案問題上態(tài)度也很放得開,有不少大學(xué)畢業(yè)生都認(rèn)為人事檔案可有可無,大學(xué)畢業(yè)生對(duì)自己的檔案棄之不顧已不是個(gè)別現(xiàn)象。
工作人員舉例,某大學(xué)生畢業(yè)后,在社會(huì)上工作了幾年,但是對(duì)自己的檔案不聞不問,后來他考上了公務(wù)員,在職稱評(píng)定和核定檔案工資時(shí)才知道,由于當(dāng)初沒有辦理人事代理,他的工齡并沒有記錄,職稱申報(bào)也白白耽誤幾年。其實(shí),像這樣遇到麻煩的人越來越多,他們?cè)诋厴I(yè)時(shí)都忙于找工作,而忽視了個(gè)人檔案的問題。等到需要時(shí),才去尋找自己的人事檔案,耽誤了個(gè)人的發(fā)展。
由此可見,“棄檔”會(huì)使個(gè)人的一些利益無法得到保證,據(jù)介紹,轉(zhuǎn)正定級(jí)、人事調(diào)動(dòng)、社保福利、工齡計(jì)算、繼續(xù)深造(如出國(guó)、考研)、考公務(wù)員等情況時(shí),都離不開檔案。大學(xué)生畢業(yè)后由學(xué)校轉(zhuǎn)出的檔案屬于學(xué)生檔案,如果自己拿在手里或者放在沒有人事代理權(quán)限的機(jī)構(gòu),多少年以后,依然是學(xué)生檔案,就還是無法辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)、工齡計(jì)算、職稱評(píng)定等手續(xù)。若有單位接收或者到新的單位就職,因其檔案材料不完整,也會(huì)影響到工作的正常調(diào)動(dòng)。
針對(duì)認(rèn)為檔案沒用直接把檔案丟棄銷毀的情況,昆明市人才服務(wù)中心提醒,這樣的“毀檔”行為萬萬不可,因?yàn)橥ㄟ^學(xué)籍檔案可以證實(shí)一個(gè)人的求學(xué)經(jīng)歷等方面的內(nèi)容,一旦銷毀,就等于這個(gè)人的學(xué)歷是空白的,要想補(bǔ)上,需要經(jīng)過所在學(xué)校重新建檔等程序,比較復(fù)雜。
六問:檔案丟了或是已被撕毀怎么辦?
讀到第五個(gè)問題時(shí),也許會(huì)有人覺得頭皮發(fā)麻,后背涼颼颼的,因?yàn)樗麄円呀?jīng)把看似沒用的檔案丟棄掉甚至是撕毀了,這可如何是好?。?/p>
答:學(xué)籍檔案丟失或被銷毀,可以沿著自己的就學(xué)經(jīng)歷找到學(xué)校的學(xué)籍管理科室,請(qǐng)求重新建檔恢復(fù)自己的學(xué)籍檔案,學(xué)校同意后,會(huì)通過相關(guān)部門調(diào)取你的升學(xué)報(bào)考錄取等資料進(jìn)行復(fù)制加蓋相關(guān)部門公章,這樣,學(xué)籍檔案就可以恢復(fù)了。
人事檔案丟失或被銷毀,首先要看單位是否對(duì)其檔案有所管理,如果沒有管理權(quán)限且不委托人才服務(wù)部門管理的,只能放棄該段時(shí)間的“工作記錄”。如果有進(jìn)行檔案管理的,需要由職工所在用人單位或職工個(gè)人到該職工原始招工部門、市檔案館、用人單位屬地檔案館或其他相關(guān)部門查找、復(fù)印職工的檔案要件并加蓋存檔單位公章。
七問:畢業(yè)生如何管理自己的檔案?
經(jīng)歷與小楊相同的人并不多,但是作為知道自己檔案何去何從的畢業(yè)生,又應(yīng)該做些什么,才能讓自己的檔案越來越豐富?
答:昆明市人才服務(wù)中心建議,不論是持有自己檔案的學(xué)生還是知道檔案流向的學(xué)生,都可以到當(dāng)?shù)氐娜瞬欧?wù)中心,對(duì)自己的檔案進(jìn)行托管。落實(shí)了工作單位,并且所落實(shí)的單位具有人事管理權(quán)的學(xué)生,在簽約時(shí)一定要注意在協(xié)議書的“檔案轉(zhuǎn)寄詳細(xì)地址”一欄,要用人單位認(rèn)真填寫,以免出現(xiàn)因檔案轉(zhuǎn)寄地址不詳或檔案接收單位不具備接收資格而導(dǎo)致檔案遺失、退回。對(duì)于落實(shí)了工作單位,但工作單位不具備人事管理權(quán)的學(xué)生,則可以將人事檔案托管到人才中心。
尚未落實(shí)工作單位的學(xué)生,如果沒有申請(qǐng)暫緩就業(yè),學(xué)校會(huì)將其人事檔案轉(zhuǎn)到生源所在地。這一類畢業(yè)生應(yīng)該在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)到當(dāng)?shù)厝耸虏块T報(bào)到,辦理人事檔案的相關(guān)手續(xù),否則就會(huì)被認(rèn)為是“棄檔”。想重拾檔案的學(xué)生,可以先到教育部門重新出具一張就業(yè)推介書,然后到生源地的人才服務(wù)中心查詢自己的檔案是否已被傳遞該單位,情況確實(shí)后即可辦理托管
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