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職位分析的步驟_如何做職位分析

職位分析六步基本操作

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什么是職位分析？

知識卡片

職位分析就是通過一系列技術手段，分析和了解組織內部的職位情況，用一種規(guī)范的格式、統(tǒng)一的寫作方式將這些職位信息描述出來的過程。

通過職位分析，我們能確定某個職位的工作職責、任職要求、組織關系等。

在招聘管理、人力資源規(guī)劃、績效管理、薪酬管理、培訓管理、員工關系管理這六大模塊都有所應用，是人力資源管理工作的基礎。

既然職位分析在人力資源管理的各大領域都有著廣泛的應用，可以說是HR必須掌握的基礎操作之一。

那么，具體到職位分析，我們應該如何上手呢？

一共有下面六個步驟：

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職位分析流程圖

STEP1

確定你將如何使用職位分析信息

這將決定你收集哪些信息以及怎樣收集這些信息。

有些信息收集技術—比如對員工進行訪談,詢問他們在本職工作中需要承擔哪些工作職責—非常適用于編寫職位描述和為特定的職位挑選員工。

而其他一些信息收集技術,比如之后要介紹的職位分析問卷法,就不能為編寫職位描述提供所需的定性信息。

但是,這類技術能夠提供對每一個職位進行定量評價的信息,因而有利于在確定薪酬時對各種職位進行對比。

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STEP2

審查相關背景信息

比如組織結構圖、工作流程圖以及職位描述等。

組織結構圖(organization chart)展示了整個組織中的工作分工情況、被分析的職位與其他職位之間的關系,以及這個職位在整個組織中的位置等。

組織結構圖應當說明每一個職位的名稱,并且用相互連接的線條來說明哪個職位應當向哪個職位報告工作,以及每個職位的任職者需要與誰進行溝通和交流。

工作流程圖《proccsschart》則提供了更為詳細的工作流程示意圖。

最簡單的流程圖(見下圖)可以展示出你正在分析的這個職位的輸入流和輸出流。

(在圖中,質量控制員的工作是對來自供應商的零配件進行檢驗,對發(fā)給工廠管理人員的零配件進行檢驗,同時還要為這些工廠中的管理人員提供有關零配件質量方面的信息。

)

最后,現(xiàn)有的職位描述(如果有的話)通?？梢宰鳛樾抻喡毼幻枋龅囊粋€重要基礎。

STEP3

選擇有代表性的職位

之所以這樣做,是因為在需要分析的職位中有很多是相似的,沒有必要對每一個職位都進行分析。

例如,如果需要對200個裝配工所從事的工作進行分析,在只需要分析10個職位樣本就足夠的情況下,就沒有必要對所有的職位都分析一遍。

STEP4

實際進行職位分析

通過收集與職位有關的工作活動、對員工的行為提出的要求、工作條件以及職位要求任職者具備的特征以及能力等方面的信息來進行。

在這一步,需要應用到訪談法、問卷法、關鍵事件法、工作日志法和觀察法中的一種或幾種。

STEP5

與職位的當前任職者及其直接上級共同核實所得到的職位分析信息

這一步驟將有助于確定這些信息確實是正確、完整的。

同時,這種做法還通過為任職者提供一個審查和修改你所草擬的職位描述的機會,確保他們能夠認可和接受通過職位分析獲得的信息及其相關結論。

STEP6

編寫職位描述和任職資格說明書

這是職位分析的兩個有形產(chǎn)出。

職位描述(再重復一遍)就是對一個職位需要承擔的工作活動和職責以及該職位的工作條件和安全風險等重要特征所做的一種書面陳述。

任職資格說明書總結了為了勝任某一職位,任職者必須具備的個人素質、特征、技能以及背景等。

職位描述和任職資格說明書可以分成兩份文件編寫,也可以合并放入職位描述之中。

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