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行政數(shù)據(jù)分析入門(mén)簡(jiǎn)介

各位親愛(ài)的讀者，今天的分享是筆者將在6月3日晚上進(jìn)行在線分享的文字初稿，歡迎大家多提意見(jiàn)，我進(jìn)行修改，希望當(dāng)天能帶給大家更多的干貨。

學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)分析或者說(shuō)運(yùn)用數(shù)據(jù)分析，其實(shí)很多行政人都會(huì)。

筆者在日常和行政人交流的時(shí)候發(fā)現(xiàn)，很多行政人不是不知道方法或技巧，而是因?yàn)槌踔允菫榱藬?shù)據(jù)分析而分析，但不知道自己做什么。

日常最多的問(wèn)題可能是：“收集了那么多數(shù)據(jù)，后面應(yīng)該怎么辦？”“這么多數(shù)據(jù)，我要如何分析？”“不曉得領(lǐng)導(dǎo)讓我收集數(shù)據(jù)是為了干什么”一開(kāi)始我聽(tīng)到這些問(wèn)題也是挺無(wú)語(yǔ)的，后來(lái)想了想，這應(yīng)該是一個(gè)普遍問(wèn)題，或許也是阻礙很多行政人在數(shù)據(jù)分析方面更一步的最大阻礙吧。

如果你的目的是在簡(jiǎn)歷上增加一行：“擅長(zhǎng)分析數(shù)據(jù)并通過(guò)分析數(shù)據(jù)解決問(wèn)題”，那看一大堆工具書(shū)，然后作為面試的準(zhǔn)備，大概率是白費(fèi)心思，因?yàn)檫€沒(méi)到行政部的負(fù)責(zé)面試的人手上，你的簡(jiǎn)歷就被HR攔住了。

畢竟HR要看的是你的工作成果和帶來(lái)的績(jī)效，而不是一句擅長(zhǎng)什么而已。

回顧數(shù)據(jù)分析的本質(zhì)，不論你使用什么樣的工具，使用什么樣的方法，不管你用excel，還是powerbi，或者是數(shù)據(jù)庫(kù)，還是弄一堆漂亮的可視化圖表，最終的目的可能只有一個(gè)，那就是從數(shù)據(jù)出發(fā)，設(shè)法解決一個(gè)問(wèn)題，或者為某個(gè)決策提供依據(jù)。

所以，這次分享的重點(diǎn)，可能更加多的在于分享，我們?nèi)绾慰紤]，用數(shù)據(jù)來(lái)解決一個(gè)什么樣的問(wèn)題上面。

當(dāng)然，整個(gè)分享要2個(gè)小時(shí)，基本的方法論和工具介紹也會(huì)涉及。

但只有方法論和工具，其實(shí)網(wǎng)上相關(guān)的資料特別多，這么晚，誰(shuí)樂(lè)意聽(tīng)一個(gè)老男人說(shuō)2個(gè)小時(shí)的這些內(nèi)容呢？在這里聽(tīng)2個(gè)小時(shí)，只是希望能幫大家節(jié)約成長(zhǎng)的時(shí)間，如果你的目標(biāo)是跟著網(wǎng)上的教程學(xué)習(xí)爬蟲(chóng)，學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)清洗，然后把那些公有的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)做成絢爛的圖表的，其實(shí)接下來(lái)的那么長(zhǎng)時(shí)間，你可以直接選擇錄課，后續(xù)聽(tīng)聽(tīng)錄音也可以的。

如果不是的，那就請(qǐng)陪著我繼續(xù)下去吧。

言歸正傳，先來(lái)介紹一下，今天要分享的目錄，今天的分享將分以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：

1、目的：做數(shù)據(jù)分析的目的是什么

2、道，或者說(shuō)叫方法論，就是在技巧之上，做數(shù)據(jù)分析最常用的方法論有哪些，這里主要介紹一下5W2H和SWOT，順便再說(shuō)一下，為什么做數(shù)據(jù)分析，一定要用做項(xiàng)目的思路來(lái)做。

3、術(shù)：或者說(shuō)是工具，就是日常我們用來(lái)做數(shù)據(jù)分析的工具，對(duì)我們行政人來(lái)說(shuō)，用的最多就是excel，畢竟我們行政做數(shù)據(jù)分析，數(shù)據(jù)維度不太會(huì)超過(guò)三十個(gè)，數(shù)據(jù)數(shù)量也不太會(huì)超過(guò)十萬(wàn)條，用excel是足夠足夠了。

筆者在日常的交流中發(fā)現(xiàn)，我們行政人用excel，函數(shù)之類(lèi)的都基本沒(méi)問(wèn)題，主要還是用什么圖標(biāo)呈現(xiàn)數(shù)據(jù)的問(wèn)題。

這里將用一張圖和大家分享一下。

4、接著，讓我們結(jié)合具體的場(chǎng)景，看看我們?nèi)绾斡脭?shù)據(jù)分析來(lái)解決實(shí)際問(wèn)題了。

5、最后就是謀了，也就是我們的分析報(bào)告的寫(xiě)作技巧，這塊不是重點(diǎn)，因?yàn)樯厦鎺讉€(gè)方面弄清楚了，分析報(bào)告其實(shí)就是找個(gè)合適的模板，將分析結(jié)果套用進(jìn)去的過(guò)程了。

如果你上面4個(gè)方面還沒(méi)弄清楚，那這個(gè)數(shù)據(jù)分析報(bào)告就比較難寫(xiě)了。

首先就是目的，你做數(shù)據(jù)分析的目的是什么？

讓我們來(lái)先看一張圖，這張圖是一個(gè)行政能力模型的縮減版，放在這里是為了更好的說(shuō)明各個(gè)時(shí)期的行政人，在數(shù)據(jù)分析的角度看，比較主要的工作是哪些。

比如說(shuō)當(dāng)你還是專(zhuān)員的時(shí)候，在工作中，更多的還是做好數(shù)據(jù)收集的工作，同時(shí)也可以通過(guò)有意識(shí)的學(xué)習(xí)和練習(xí)數(shù)據(jù)分析，但，比較現(xiàn)實(shí)的是，當(dāng)我們是專(zhuān)員的時(shí)候，一來(lái)接觸不到業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)分析的維度不夠，讓數(shù)據(jù)很難與實(shí)際業(yè)務(wù)結(jié)合。

二來(lái)，除非是領(lǐng)導(dǎo)給機(jī)會(huì)，否則你做數(shù)據(jù)分析更多的是練習(xí)而已。

當(dāng)你成為了主管后，自然看事務(wù)的角度和維度會(huì)發(fā)生變化，這個(gè)時(shí)候根據(jù)部門(mén)需求和業(yè)務(wù)需求，做一些簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)分析，就顯得特別自然了，同時(shí)，在主管階段，需要為晉升管理者做準(zhǔn)備，通過(guò)強(qiáng)化數(shù)據(jù)分析的能力，可以有效提升邏輯思維能力，從而改變很多行政人會(huì)做事，但不會(huì)說(shuō)話的情況。

接著，我們要進(jìn)入到經(jīng)理級(jí)，這個(gè)可能是很多行政人要停留最久的階段了，也是很多有經(jīng)驗(yàn)的行政人從事務(wù)階段轉(zhuǎn)變?yōu)橐?guī)劃階段的重要轉(zhuǎn)變時(shí)期，如果一直習(xí)慣于處理事務(wù)性工作，那大概率在經(jīng)理級(jí)別上一直蹉跎了。

這個(gè)時(shí)候，面對(duì)數(shù)據(jù)分析，我們需要通過(guò)數(shù)據(jù)分析，來(lái)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并找到解決方案。

通過(guò)類(lèi)似這樣的刻意練習(xí)，其實(shí)就是鍛煉自己多角度看問(wèn)題的能力，以及特別玄乎的大局觀。

當(dāng)然，如果懂得一些數(shù)據(jù)分析的話，萬(wàn)一空降，也能比較快的通過(guò)數(shù)據(jù)找出部門(mén)問(wèn)題的癥結(jié)，而不是被人忽悠。

最后，就是總監(jiān)這個(gè)階段了，行政做到總監(jiān)這個(gè)階段，大概率是做到頭了，而且很多公司壓根沒(méi)有行政總監(jiān)這個(gè)職級(jí)，有也是兼了人事，或直接就是辦公室主任，或總經(jīng)辦主任之類(lèi)的崗位，不是心腹當(dāng)不了的那種。

在總監(jiān)這個(gè)級(jí)別，數(shù)據(jù)分析的用處，更多的是通過(guò)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和解決方案的基礎(chǔ)上，通過(guò)數(shù)據(jù)為公司業(yè)務(wù)、部門(mén)業(yè)務(wù)的發(fā)展做好指引工作。

這里說(shuō)的比較寬泛了，現(xiàn)在讓我們停留個(gè)30秒，大家想想是不是上面說(shuō)的這個(gè)道理？筆者去喝個(gè)水。

接著，我們來(lái)說(shuō)點(diǎn)學(xué)術(shù)的，我們做數(shù)據(jù)分析的目的究竟是什么？

簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，我們做數(shù)據(jù)分析的目的其實(shí)就2個(gè)，第一個(gè)是設(shè)立目標(biāo)或業(yè)務(wù)需求，第二個(gè)就是明確問(wèn)題。

這2個(gè)目的比較容易理解，

比如說(shuō)你領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)，小許啊，最近辦公室里面工位不多了，后續(xù)要加很多人，是不是要考慮加工位了？那你是不是要想這幾個(gè)問(wèn)題：

l 辦公室的工位還能支撐多久？

l 新辦公室需要多少工位？

l 如果新租辦公室的話，需要多長(zhǎng)的準(zhǔn)備時(shí)間和多少費(fèi)用？

當(dāng)然，這里僅僅是舉例子，實(shí)際中要考慮的問(wèn)題還會(huì)更多，感興趣的聽(tīng)眾，可以關(guān)注一下筆者在行政聯(lián)盟及58企服上面的相關(guān)分享，都有涉及。

或者直接買(mǎi)本筆者和胡老師寫(xiě)的《從新手到總監(jiān)：行政管理者的職場(chǎng)進(jìn)階手冊(cè)》里面有更詳細(xì)的理論結(jié)合實(shí)踐的分享。

言歸正傳，上面這個(gè)案例，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，你需要做工位需求的分析，數(shù)據(jù)分析的目的就是解決如何加工位的問(wèn)題，你的目標(biāo)就是通過(guò)工位分析，找出適合2~3年期公司發(fā)展的辦公室規(guī)劃，通過(guò)工位分析的方式，將這一目標(biāo)細(xì)分然后落實(shí)下來(lái)。

這么說(shuō)，是否更加的接地氣了呢？