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如何提高工作效率：9條基本原則

有時候，我們會覺得完成某項任務似乎遙不可及。

隨著社交媒體、手機游戲和互聯(lián)網(wǎng)的誘惑——不說辦公室里人們的忙碌——我們很容易在工作中受到干擾和分心。

那么，我們能做些什么呢？如何提高工作效率？

雖然我們沒有一個萬無一失的方法可以完全消除干擾和娛樂，但我們有9條基本規(guī)則可以幫助你提高工作效率。

繼續(xù)讀下去，看看我們?nèi)绾巫屪约涸诠ぷ髦懈咝У慕ㄗh。

高效意味著什么？

“如何在工作中提高效率？”這個古老的問題困擾著全世界的員工和雇主。

不管你在哪里工作，做什么，每個人都在尋找新的方法來提高效率和效力。

但是，工作效率究竟意味著什么呢？

完成清單上更多的任務或工作更長的時間并不一定意味著你更有效率。

這只是意味著你更忙，但工作效率不應該與忙碌混淆在一起。

效率意味著在盡可能短的時間內(nèi)取得最有效的結(jié)果，這意味著你需要改進自己，加快工作流程，減少中斷的機會。

分析當前的工作方式，找出瓶頸、缺陷和障礙，然后尋找改進的方法，才能最好地提高工作效率。

如何在工作中高效的9條基本原則

1.避免多任務處理

多任務處理會給人留下這樣的印象：當你同時做很多件事情時，就可以完成更多的工作。

然而，事實正好相反。

研究表明，嘗試同時做幾件事只會降低你的工作效率，而且在不同任務之間切換可能還會耗費多達40%的額外時間。

這是因為你的注意力和專注力經(jīng)常因為在不同的任務之間切換而受到阻礙。

如果你有很多任務要做，確定你的優(yōu)先級，為每個任務分配足夠的時間。

這樣你就可以先處理緊急的事情，并有足夠的時間完成剩下的任務。

2.關(guān)閉通知

據(jù)蓋洛普民意測驗顯示，超過50%的智能手機用戶承認他們每小時都會查看幾次手機。

在工作時間關(guān)掉手機——或者至少關(guān)掉你的通知——是防止你一直查看手機的好方法。

同樣的道理也適用于你的電腦。

如果你有權(quán)限訪問你工作桌面上的社交媒體，關(guān)掉那里的通知。

另一個建議是先暫時退出你的社交媒體軟件/網(wǎng)頁上的賬戶。

當你這樣做的時候，只要你有查看的沖動，你就可能會動搖，因為重新訪問頁面和打開軟件并不像看一眼那么簡單。

3.管理中斷

辦公室里有一些不可避免的干擾，比如你的經(jīng)理要求開個緊急會議，或者你的同事要求幫助。

為了解決這個問題，你最好的方法是知道如何像專業(yè)人士一樣處理干擾。

積極主動，告訴周圍的人你需要集中注意力。

在你的工作聊天應用上把你的狀態(tài)設置為“忙/離線”。

如果你的任務已經(jīng)快到了截止日期前，讓你的同事知道你需要集中精力，并且希望暫時不要被打擾，或者在家工作，如果這是一個可行的選擇的話。

通過預測和制定計劃來管理它們，這將最大限度地減少你被打斷的機會。

4.吃青蛙

馬克·吐溫曾經(jīng)說過一句名言:

“如果吃青蛙是你的工作，那么最好在早上的第一件事就是做它。

如果你的工作是吃掉兩只青蛙，最好先吃掉大的那一只。

”

這意味著你應該首先完成你最大、最緊迫的任務。

我們都有一些不想做但卻必須做的重要任務，因為如果我們不完成它，就會帶來很嚴重的后果。

“吃青蛙”是一種提高效率的基本方法，它鼓勵你先完成最重要、最不受歡迎的任務。

而在做其他事情之前完成這項特殊的任務會給你一種巨大的成就感。

這將會讓你接下來的一天都充滿干勁，激勵你積極完成其他的任務。

5.減少會議

會議會占用很多時間，而這些時間可以用來做一些更有用的事情。

你必須等著每個人都來，然后在寒暄結(jié)束后，投入其中進行討論/探討。

然而，在會議上解決一個問題可能需要整整一個小時。

另一種選擇？根本不需要安排會議。

你會發(fā)現(xiàn)有那么多事情都可以通過電子郵件或快速的電話來解決。

我并不是說你應該完全取消會議。

在某些情況下，面對面的討論和談判仍然是必要的。

只要確保你事先權(quán)衡了這些選擇。

如果只是信息共享，你最好發(fā)一封電子郵件；但是如果需要頭腦風暴或者深入討論，那么面對面的會議是最好的。

6.利用工具

有合適的工具來工作是很重要的，因為你只有在擁有足夠資源的情況下才能真正發(fā)揮作用。

你不僅可以盡可能高效地完成任務，還能簡化流程。

而流程對于企業(yè)來說是必不可少的，因為它們會管理任務、保持員工之間的聯(lián)系以及保存重要數(shù)據(jù)。

如果你是經(jīng)理或企業(yè)主，確保你的團隊有合適的效率工具。

如果你是一名員工，認為你目前必須使用的工具不太好，請讓你的經(jīng)理知道。

一個好的團隊領導者會理解擁有正確工具的重要性，以及它會如何影響員工的工作效率。

7.分離和組織

工作空間雜亂無章會限制你集中注意力的能力。

據(jù)研究人員稱，雜亂會對你集中注意力和吸收信息的能力產(chǎn)生負面影響。

這就是為什么你需要保持自己工作環(huán)境井然有序的原因。

沒有混亂是很重要的。

確保你有自己的組織系統(tǒng)，這樣你就知道當文件堆積如山時該怎么做。

有條理也能確保你在需要的時候知道在哪里可以找到合適的文具、工具或文件。

一項研究表明，上班族平均每年要浪費一周的時間去尋找亂放的東西。

8.休息一下

定期休息對保持工作效率至關(guān)重要。

在電腦前工作可能會導致久坐不動的生活方式，這會使你患心臟病、糖尿病和肥胖的風險更高。

即使是30秒的微休息也能讓你的工作效率提高30%。

除了身體健康，休息對你的精神和情感健康也很重要。

這是因為你的大腦就像一塊肌肉，不間斷地工作越多，就越容易疲勞。

確保你真正休息一下可以防止你患上決策疲勞，還可以幫助你提高創(chuàng)造力。

9.喝水

盡管我們知道應該這樣做，但在工作日我們還是很容易忘記喝足夠多的水。

我們中的許多人會選擇茶或咖啡，因為咖啡因可以讓我們堅持工作下去。

然而，像休息一樣，喝水對于保持工作效率水平也是必不可少的。

而且它簡單有效。

不喝足夠的水會導致脫水，還會導致頭痛、疲勞和體重增加。

避免脫水的一個好建議是在辦公桌上放一個水瓶，因為它可以提醒你要經(jīng)常喝水。

如果你覺得水的味道有點淡，加入一些水果，如黃瓜或檸檬，讓它有更好的味道。

結(jié)語conclusion

以上9條關(guān)于如何在工作中富有成效的基本規(guī)則并不是最重要的。

關(guān)于如何提高和保持工作效率，你和你工作的公司可能會有其他建議。

畢竟，根據(jù)具體的工作和工作環(huán)境，你可以對它有不同的理解。

然而，這9條基本規(guī)則可以為那些發(fā)現(xiàn)自己屈服于干擾和分心，并正尋找克服它們的方法的人提供一個很好的基礎。

要記住，改變不會在一夜之間發(fā)生。

從小處著手，保持一致，持之以恒。

如果你摔倒了，只要撣掉身上的灰塵，再試一次就好。

養(yǎng)成習慣是循序漸進的，所以只要你堅持下去，你很快就會開始注意到你所做的改變，并最終享受到勝利的果實。